Case Study: Von einer fehlerhaften Systemlandschaft zu einer skalierbaren Plattform
Projektübersicht:
Ein schnell wachsendes Handels- und Distributionsunternehmen verfolgte einen ambitionierten Plan: Expansion in 12 neue Länder innerhalb von zwei Jahren.
Die Ambition war vorhanden. Die Nachfrage ebenfalls. Doch die Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations Landschaft war dafür nicht vorbereitet.
Anstatt Wachstum zu ermöglichen, entwickelte sich das System zum Engpass – geprägt von Workarounds, manuellen Korrekturen und inkonsistenten Prozessen. Monatliche Abläufe wurden zum „Firefighting“, während Compliance-Risiken in mehreren Ländern zunahmen.
Unser Ansatz und unsere Expertise:
Die Herausforderungen waren nicht isoliert, sondern systemischer Natur:
- Komplexe und unterschiedliche steuerliche Anforderungen (z. B. Brasilien, Polen)
- E-Invoicing-Vorgaben in mehreren Ländern
- E-Invoicing-Vorgaben in mehreren Ländern, fehlende Echtzeittransparenz in Logistik und Kostenstrukturen
- sowie eine fragmentierte Systemlandschaft ohne Skalierbarkeit.
Was eigentlich Wachstum ermöglichen sollte, bremste es aktiv aus. Quantum Omega Group wählte daher einen grundlegend anderen Ansatz.
Anstatt das bestehende System zu patchen, wurde die Kontrolle von Grund auf neu aufgebaut – beginnend mit einer vollständig funktionsfähigen Testumgebung, die sich wie ein produktives System verhielt.
Darauf aufbauend wurden Logistik, Finanzen und Compliance in ein einheitliches, konsistentes Modell integriert. Länderspezifische Lokalisierungen wurden umgesetzt, sodass steuerliche Anforderungen, Fakturierung und gesetzliche Berichterstattung nicht nachträglich berücksichtigt werden mussten, sondern von Beginn an Teil des Systemdesigns waren.
Das Ergebnis?
Die Transformation war unmittelbar sichtbar und messbar.
Das Unternehmen erreichte vollständige Compliance in allen operativen Regionen und eliminierte damit Risiken im Hinblick auf Prüfungen und regulatorische Sanktionen. Logistik- und Lagerprozesse wurden über Länder hinweg harmonisiert und schufen Transparenz sowie Konsistenz, wo zuvor Fragmentierung herrschte.
Am wichtigsten war jedoch die beschleunigte Expansion. Die Time-to-Market in neuen Ländern verbesserte sich um über 20 %, sodass das Unternehmen seine Wachstumsstrategie ohne systembedingte Einschränkungen umsetzen konnte.
Was zuvor eine Quelle operativer Probleme war, entwickelte sich zu einer verlässlichen Plattform für internationales Wachstum. Globales Wachstum scheitert nicht an fehlender Ambition, sondern daran, dass Systeme es nicht unterstützen. ERP darf kein Hindernis sein – es muss der Motor der Expansion sein.
